Hocus Focus: 6 trucs die mij helpen focussen

Onderstaande blog schreef ik in 2020, toen ik net gestart was met fulltime freelancen. Het bleek een herkenbaar onderwerp voor veel mensen: want hoe houd je tussen duizenden digitale meldingen op een dag focus op dat wat jou dagelijks vooruit helpt?

Tijd om met deze oude blog nieuwe mensen te bereiken.

Hoe houd je tussen duizenden digitale meldingen op een dag focus op dat wat jou dagelijks vooruit helpt? Krijg jij spontaan een knoop in je maag van schuldgevoel als je tegen een ander zegt: “Nu even niet”? Dan is deze blog voor jou.

#1: Schrijf de 3 belangrijkste taken van de dag op

Als online gefocuste ondernemer start ik mijn werkdag… offline. Ouderwets, met pen en papier.

I ❤ online tools. Mijn innerlijke geek juicht als ik platformen ontdek die saaie taken slim automatiseren (zie Tip #3 bijvoorbeeld). Toch zie ook ik de kracht van ‘schermloze’ tijd.

Dus pak ik tijdens mijn ochtendritueel – naast koffie – de weekplanner erbij. De 3 belangrijkste doelen van de week staan bovenaan genoteerd. Vanuit daar ga ik de maximaal 3 belangrijkste dagtaken na die bijdragen aan die 3 weekdoelen.

Natuurlijk pak ik meer op dan die 3 taken op een dag. Maar door de belangrijkste zaken duidelijk op te schrijven, besteedt mijn brein extra aandacht aan taken die me écht vooruit helpen.

Die focus voorkomt dat je – net zoals ik eerder – verstrikt raakt in een web van eindeloze, overweldigende to-do’s.

#2: Open je agenda vóór je inbox

Deze supersimpele én waardevolle truc pas ik toe sinds een cursus New Time Management van FocusXL, way back in 2017. 

Outlook opent standaard in je inbox. Met een paar kliks opent ‘ie vanaf nu altijd in je Agenda. Ook als je geen Outlook gebruikt: zorg dat je éérst je agenda opent, en daarna pas je inbox.

Simpele truc. BUT IT’S LIFE-CHANGING, zou de gemiddelde Amerikaanse goeroe schrijven.

Nou, zó spannend vind ik mijn e-mail niet. Wel merkte ik dat zo mijn hoofd niet direct overstroomt met andermans prioriteiten. Ik ga eerst mijn doelen en dagtaken na, en filter aan de hand daarvan mijn inbox.

Probeer ‘t maar eens.

#3: Plan e-mail-, app- en belmomenten in

Een paar jaar geleden leefde ik vanuit mijn e-mail-inbox. Met iedere pop-up raakten mijn inbox en hoofd voller. Dat moest anders.

Nu check ik standaard op twee vaste tijden per dag mijn mail.

Voor appjes probeer ik ook standaardtijden te blokken. Uitzondering: als ik echt een dringend antwoord verwacht. Ik schrijf “probeer”, omdat ik dit best lastig vind. Het instant-karakter van chat werkt verslavend. Je bent bang iets te missen als je niet vaak kijkt. Die Fear of Missing Out (FOMO) is niets nieuws. Stamt gewoon uit ons prehistorische jagersinstinct. Alleen vormt tegenwoordig onze aandacht de prooi.

Tel alle appjes van één dag maar eens op. Ook via korte berichten krijg je verzoeken die veel (mentale) energie vergen. Je kent ze wel, van het kaliber: “Hey-Gerieke-korte-vraag-en-voor-je-het-weet-ben-je-een-uur-verder”.

Dus werkt het voor mij beter om appjes te checken op vaste tijden.

Voor belletjes vind ik de scheduling tool Calendly een mooie oplossing. Ook voor belletjes van 15 minuten. Werkt heerlijk! Bespaart heen-en-weer-gemail dat langer duurt dan het telefoontje zelf, of tig keer langs elkaar heen bellen. “Ja ik zit nu in meeting!” “Het komt nu niet uit” is nergens meer voor nodig anno 2020. Een klant matcht direct mijn agenda met die van zichzelf, kiest een tijdstip, en Calendly zet de afspraak in de agenda’s van zowel mij als de klant. Zonder tussenkomst van mij of een virtueel assistent. Automagisch!

#4: Schakel pushnotificaties uit op je telefoon

Maar, maar…. met die pushnotificaties blijf je toch overal van op de hoogte?

Tijd die je doorbrengt op apps als Facebook en Instagram is geld waard, voor advertentie-inkomsten. De designs van de sociale giganten barsten dan ook van psychologische trucjes die zorgen dat jij keer op keer de apps opent. De feature ‘Afstemmen op jouw levensdoelagenda’ leveren ze alleen niet.

Op mijn telefoon staan pushnotificaties dan ook uit. Ik wil meldingen zien als ik bewust apps open.

Notificaties zijn relatief. Top voor je ego dat je een duim omhoog krijgt voor je LinkedIn-bericht. Maar van een compleet andere orde dan pagermeldingen voor verpleegkundigen. Bedenk goed welke notificaties van levensbelang zijn – en waarmee jij je leven vult.

#5: Zet het uit het hoofd, en in je agenda

Mentale opslagcapaciteit is vergelijkbaar met de gratis opslagruimte van Google Drive – beperkt beschikbaar.

Mijn ondernemershoofd stroomt wel eens vol met ideeën. “Oh, dit moet ik doen! En dat is gaaf! Ik moet ALLES doen!”

Goed, hoe ik voorkom dat ideeën niet belanden in een bodemloze mentale put: ze uit mijn hoofd halen, en in mijn agenda zetten. Of in een Trello-bord, voor langetermijnprojecten.

De ideeën staan opgeslagen op een andere plek, wat in mijn hoofd voor ruimte zorgt. Op het moment dat ik er écht iets mee moet, zie ik het wel weer in de agenda.

#6: Gun jezelf pauze

“Pauze nemen? Tijdverspilling,” vond ik ooit. Mijn lunch bestond uit het verorberen van mijn brood achter de laptop. Ik moest productief zijn, doorwerken. Terwijl pauzes juist je productiviteit verhogen. Hoef je niet van mij aan te nemen, Psychology Today schreef het al eerder.

Stuk theorie: zie het ‘denkgedeelte’ van je brein – de prefrontale cortex (PFC) – als je persoonlijke goalkeeper. Die bewaakt je doel. Diezelfde PFC is verantwoordelijk voor o.a. logisch denken en wilskracht, voor de beheersing van impulsen. Bezig baasje dus. Zoals hetzelfde Psychology Today mooi schreef: “No wonder it needs a break!”

Natuurlijk, als een verhaal net lekker uit mijn toetsenbord rammelt, onderbreek ik mijn inspiratiestroom niet omdat het lunchtijd is. Maar in de regel sta ik na iedere grote taak even op. Het liefst ieder uur. Bewegen, strekken, drinken halen (vergeet jij ook genoeg water te drinken)? Je hoeft geen enorme fitgirl-workout te doen. Ieder uur 5 minuten bewegen werkt volgens Psychology Today al positief voor je fysieke en mentale welzijn.

Ook als ik merk dat ik vastloop – bijvoorbeeld als ik iets ingewikkelds moet uitzoeken – ga ik écht lopen. Dat brengt mijzelf én mijn denkvermogen in beweging, en helpt me na de pauze weer verder.

🗒 Misschien las jij deze blog wel als pauzemoment. Dankjewel daarvoor :).
Nu aan de slag!

Meer lees- en kijkvoer 👇